Generalnie każde z czasów ma różne zastosowanie, choć w kontekście który występuje w powyższych frazach ta różnica nie zawsze jest bardzo znacząca. Poniżej podaję linki do czasów, od których została utworzona strona bierna w podanych przez Ciebie zdaniach. Możesz zapoznać się z funkcją jaką pełni każdy z nich:

https://www.etutor.pl/lessons/14/1722 Past Simple
https://www.etutor.pl/lessons/32/1804 Present Perfect

Storna bierna odpowiada funkcji czasu w jego aktywnej formie, tzn. jeżeli czas Past Simple określa czynności zakończone w przeszłości, znaczenie zdania zostaje zachowane również w stronie biernej. To samo tyczy się czasu Present Perfect.

"Documents were uploded to SP" - dokumenty zostały wysłane/załadowane jakiś czas temu i czynność została zakończona.
"Documents have been uploded to SP" - dokumenty zostały wysłane niedawno, czynność zakończyła się w bardzo niedalekiej przeszłości (np. przed chwilą) i ma wpływ na teraźniejszość.

Nie jestem informatykiem, ale jedyny sposób w jaki mogę pomóc w zrozumieniu to to, że czasami pewne funkcje są niedostępne po upływie dłuższego czasu i w przypadku, gdy dokumenty niedawno zostały wysłane ("Documents have been uploded to SP") może istnieć np. funkcja cofnięcia, a w przypadku gdy dokumenty zostały przesłane jakiś czas temu (w dalszej przeszłości) ta funkcja może być już niedostępna (bo tylko do pewnego momentu można anulować akcję lub zrobić cokolwiek innego).

W tym kontekście często można spotkać się z 2 formami.

Mam nadzieję, że pomogłam. W razie wątpliwości, nie wahaj się pytać ;-)